Digitale Personalakte. Zentral. Sicher. Revisionssicher.

Von der Papierakte zur digitalen Personalakte

Die klassische Personalakte liegt im verschlossenen Schrank der Personalabteilung: Arbeitsvertrag, Nachträge, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Bescheinigungen. Wer ein Dokument braucht, muss vor Ort sein; wer wissen will, wann eine Unterweisung oder ein Zertifikat abläuft, blättert.

Die digitale Personalakte von Empelio legt diese Unterlagen strukturiert pro Person ab – über den gesamten Lebenszyklus vom Eintritt bis zum Austritt. Dokumente, Qualifikationen und Nachweise sind einheitlich geordnet und von berechtigten Personen standortunabhängig abrufbar.

Datenschutz und Zugriffsrechte

Personalakten enthalten besonders schutzwürdige Beschäftigtendaten. Deshalb steuert Empelio den Zugriff rollenbasiert: Die Personalabteilung sieht andere Inhalte als eine Führungskraft, und nicht jede Führungskraft sieht jede Akte. Die Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland verarbeitet.

Beschäftigte haben nach § 83 BetrVG das Recht, ihre Personalakte einzusehen, und nach Art. 15 DSGVO einen Anspruch auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten. Eine sauber strukturierte digitale Akte macht es deutlich einfacher, solchen Anfragen vollständig und fristgerecht nachzukommen.

Revisionssicher und bereit für digitale Pflichten

Die Ablage ist revisionssicher und skalierbar. Das wird wichtiger, weil Gesetzgeber und Prüfbehörden zunehmend digitale Unterlagen erwarten – ein Beispiel ist die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027.

Die digitale Personalakte kostet 129 € pro Monat und ist vollständig in das Empelio Mitarbeiterportal integriert.

Häufige Fragen zu Digitale Personalakte