Stand: Oktober 2025

Teil A – Vertragsbedingungen für Unternehmenskunden (Mandanten)

1. Geltungsbereich
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle
Verträge zwischen der
Empelio GmbH
Wilkeplatz 9
59581 Warstein
E-Mail: info@empelio.de
– nachfolgend „Empelio“ –
und Unternehmen im Sinne des § 14 BGB („Mandanten“), die die von Empelio
angebotene Software-as-a-Service-Plattform („Plattform“) zur Verwaltung von
Mitarbeiter-Benefits, Personalakten, Kursen und Unternehmensinformationen nutzen.
(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine
Geschäftsbedingungen des Mandanten werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn,
Empelio stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

2. Vertragsgegenstand
(1) Empelio betreibt eine mehrmandantenfähige Online-Plattform, über die
Unternehmen und deren Mitarbeitende digitale Personal- und Schulungsprozesse,
interne Kommunikation und Benefits verwalten können.
(2) Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem bei Vertragsschluss vereinbarten
Funktionspaket (monatliches oder jährliches Abonnement).
(3) Die Plattform wird ausschließlich über das Internet bereitgestellt („Software-as-a-
Service“). Eine lokale Installation beim Mandanten erfolgt nicht.

3. Vertragsschluss
(1) Der Vertrag kommt durch Bestätigung des Angebots von Empelio oder durch
Registrierung und Freischaltung eines Mandantenkontos zustande.
(2) Der Mandant sichert zu, dass alle im Rahmen der Registrierung angegebenen Daten
vollständig und korrekt sind und die Registrierung im Namen des Unternehmens erfolgt.

4. Leistungen von Empelio
(1) Empelio stellt die Plattform mit einer durchschnittlichenVerfügbarkeit von 95 % im
Monatsmittelbereit. Ausgenommen hiervon sind angekündigte Wartungsfenster sowie
Ausfälle, die außerhalb des Einflussbereichs von Empelio liegen.
(2) Empelio ist berechtigt, die Plattform weiterzuentwickeln, Funktionen zu ändern oder
einzustellen, sofern dadurch keine wesentlichen Vertragsfunktionen beeinträchtigt
werden.
(3) Datensicherung erfolgt regelmäßig auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

5. Pflichten des Mandanten
(1) Der Mandant ist verpflichtet, sämtliche Zugangsdaten sorgfältig zu verwahren und
unbefugten Dritten keinen Zugriff zu ermöglichen.
(2) Der Mandant ist für sämtliche Inhalte, die durch ihn oder seine Nutzer auf die
Plattform hochgeladen oder eingebunden werden, selbst verantwortlich. Dies umfasst
insbesondere Texte, Bilder, Videos, Dokumente und externe Inhalte (z. B. YouTube-
Links).
(3) Der Mandant hat sicherzustellen, dass hochgeladene oder eingebundene Inhalte
keine Rechte Dritter (insbesondere Urheber-, Marken- oder Datenschutzrechte)
verletzen und nicht gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen.
(4) Der Mandant verpflichtet sich, Empelio von sämtlichen Ansprüchen Dritter
freizustellen, die aufgrund rechtswidriger Inhalte oder Handlungen der Nutzer gegen
Empelio geltend gemacht werden.

6. Preise und Zahlungsbedingungen
(1) Die Nutzung der Plattform erfolgt gegen Entgelt auf Basis eines monatlichen oder
jährlichen Abonnements.
(2) Der jeweilige Preis ergibt sich aus dem bei Vertragsschluss vereinbarten Tarif.
(3) Zahlungen erfolgen perBanküberweisung nach Rechnungsstellung und sind
innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung ohne Abzug fällig.
(4) Empelio ist berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren, wenn sich der Mandant
in Zahlungsverzug befindet.

7. Laufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag wird entweder als monatliches oderjährliches Abonnement
abgeschlossen.
(2) Monatliche Abonnements können mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende
gekündigt werden.
Jährliche Abonnements können mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der
Vertragslaufzeit gekündigt werden.
(3) Die Kündigung bedarf der Textform (z. B. E-Mail).
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

8. Nutzungsrechte
(1) Empelio gewährt dem Mandanten ein einfaches, nicht übertragbares und nicht
unterlizenzierbares Recht, die Plattform während der Vertragslaufzeit im vereinbarten
Umfang zu nutzen.
(2) Eine Nutzung über den vertraglich vereinbarten Zweck hinaus, insbesondere das
Anbieten oder Vermarkten der Plattform an Dritte, ist unzulässig.

9. Verfügbarkeit, Wartung und Support
(1) Empelio gewährleistet eine durchschnittlicheSystemverfügbarkeit von 95 % im
Monatsmittel, Wartungsfenster und höhere Gewalt ausgenommen.
(2) Wartungsarbeiten werden, soweit möglich, außerhalb der üblichen Geschäftszeiten
durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.
(3) Supportanfragen werden per E-Mail unter
support@empelio.deentgegengenommen und nach Dringlichkeit bearbeitet.

10. Haftung
(1) Empelio haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des
Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob
fahrlässigem Verhalten beruhen.
(2) Bei leicht fahrlässigen Pflichtverletzungen haftet Empelio nur, soweit eine
wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt wurde. In diesem Fall ist die
Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Eine weitergehende Haftung, insbesondere für entgangenen Gewinn oder
Datenverluste, ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
(4) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

11. Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der jeweils gültigen
Datenschutzerklärung der Empelio GmbH
Der Mandant bleibt für die Verarbeitung personenbezogener Daten seiner eigenen
Mitarbeitenden selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Empelio handelt in diesen Fällen als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

12. Vertragsbeendigung und Datenlöschung
(1) Nach Vertragsende wird der Zugang des Mandanten gesperrt.
(2) Daten werden nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern
keine anderweitige Vereinbarung getroffen wurde.
(3) Der Mandant kann bis zu 30 Tage nach Vertragsende eine Datenexport-Datei
anfordern.

13. Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-
Kaufrechts.
(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem
Vertrag ist Warstein, sofern der Mandant Kaufmann ist.
(3) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.
(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die
Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Teil B – Nutzungsbedingungen für Mitarbeitende

1. Geltungsbereich
Diese Bestimmungen gelten für alle natürlichen Personen, die über ihren
Arbeitgeber oder eine sonstige Organisation Zugriff auf die Empelio-Plattform
erhalten („Nutzer“).

2. Zugang und Nutzung

(1) Der Zugang zur Plattform erfolgt ausschließlich über persönliche Zugangsdaten.
(2) Nutzer sind verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten und nicht an Dritte
weiterzugeben.
(3) Die Nutzung der Plattform ist ausschließlich für betriebliche Zwecke im Rahmen
des Arbeitsverhältnisses gestattet.

3. Inhalte und Kommunikation
(1) Nutzer dürfen keine Inhalte einstellen oder übermitteln, die gegen geltendes
Recht, Rechte Dritter oder die Unternehmensrichtlinien des Mandanten verstoßen.
(2) Das Hochladen von urheberrechtlich geschützten Inhalten ohne entsprechende
Berechtigung ist untersagt.
(3) Empelio behält sich das Recht vor, Inhalte zu sperren oder zu löschen, wenn
konkrete Anhaltspunkte für Rechtsverstöße vorliegen.

4. Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der
Datenschutzerklärung der Empelio GmbH sowie ergänzender
datenschutzrechtlicher Vereinbarungen des jeweiligen Arbeitgebers.

5. Haftung
Empelio haftet gegenüber Nutzern nur in dem Umfang, wie in Teil A Ziffer 10
geregelt.

6. Beendigung des Zugangs
Der Nutzerzugang endet mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder auf
Anweisung des Arbeitgebers. Eine eigenständige Kündigung des Nutzers gegenüber
Empelio ist nicht erforderlich.

7. Schlussbestimmungen
Im Übrigen gelten die Bestimmungen aus Teil A entsprechend.