Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland ihre Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch führen und aufbewahren. Die bisherige Übergangsregelung, die eine gemischte Aufbewahrung aus Papier und digitalen Dokumenten erlaubt, läuft zum 31. Dezember 2026 aus. Wer jetzt nicht handelt, steht in wenigen Monaten vor einem Compliance-Problem – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Was genau ist die BVV-Pflicht ab 2027?
Grundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit dem 7. SGB-IV-Änderungsgesetz. Die Regelung schreibt vor, dass lohn- und gehaltsbezogene, sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen. Eine hybride Aufbewahrung – ein Teil auf Papier, ein Teil digital – ist ab 2027 nicht mehr zulässig.
Was sich konkret ändert
- Ausschließlich elektronische Form: Papierakten als (Teil-)Aufbewahrungsform entfallen vollständig.
- Revisionssicherheit: Dokumente müssen unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden.
- Jederzeitige Verfügbarkeit: Unterlagen müssen ohne Verzögerung bereitgestellt werden können.
- Maschinenlesbarkeit: Insbesondere für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (eBVP) der Deutschen Rentenversicherung, die zunehmend digital statt vor Ort prüft.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Bestandsaufnahme: Welche Entgeltunterlagen liegen aktuell noch in Papierform vor?
- Digitalisierung planen: Bestehende Papierakten müssen vor dem Stichtag digitalisiert und in ein revisionssicheres System überführt werden.
- System auswählen: Eine digitale Personalakte muss DSGVO-konform, revisionssicher und mit rollenbasierter Zugriffssteuerung ausgestattet sein.
- Rechtzeitig umsetzen: Bei mehreren hundert Personalakten ist eine Migration kurz vor dem Stichtag riskant – der Umstieg sollte jetzt beginnen.
Wie Empelio bei der Umstellung unterstützt
Die Digitale Personalakte von Empelio ist DSGVO-konform, revisionssicher und mit rollenbasierter Zugriffssteuerung ausgestattet – Dokumente, Qualifikationen und Nachweise werden strukturiert über den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus verwaltet. Damit lässt sich die BVV-Pflicht ab 2027 ohne Medienbruch erfüllen, statt kurz vor dem Stichtag unter Zeitdruck zu digitalisieren.
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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Für eine verbindliche Einschätzung zu Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Fachanwalt für Sozialversicherungsrecht.
